Procédure

Remarque: Les informations fournies sont de nature générale. Les procédures et délais de traitement estimés peuvent être soumis à des changements. Les retards dans le traitement des demandes par les autorités peuvent s'expliquer par des problèmes de démarrage. Actuellement, le système d'enregistrement rencontre des problèmes techniques et les autorités essaient de les résoudre au plus vite. Bien que les autorités aient déclaré que tous les documents restaient inchangés, nous ne serons en mesure de le confirmer que lorsque nous travaillerons sur le système ou lorsque nous aurons plus d'infomations sur l'utilisation du système. Cependant, il y aura un retard dans le dépôt de toute nouvelle demande puisque le processus d'enregistrement doit d'abord être complété et approuvé (jusqu'à 15 jours ouvrables).

Pour toute demande concernant le permis de travail et le dependent pass (applicable pour l'époux/l'épouse et les enfants de moins de 21 ans de l'expatrié(e)), le Professional Visit Pass (Visa de travail temporaire), le Transfert Pass ou le Resident Pass, veuillez contacter Christelle.

Etape

Création d'un compte ESD (Expatriate Services Division)

Indiquez les coordonnées de l'entreprise, la personne autorisée à assurer la liaison avec les autorités de l'immigration et créez votre identifiant de connexion. Attention : La personne autorisée doit faire partie du personnel des Ressources Humaines ou du personnel de Management de l'entreprise. Après réception, les autorités de l'Immigration confirmeront la création du compte et l'entreprise pourra passer à l'étape 2. Le délai de traitement est estimé à 1-5 jours ouvrables à compter de la soumission.

Etape

Formulaire d'inscription de l'entreprise dans le système

Informations à compléter
○ Coordonnées de l'entreprise
○ Coordonées
○ Informations financières
○ Projection concernant l'emploi - Nombre total de personnes employées, nombre de Malaisiens employés, nombre de postes de direction et professionel occupés par des expatriés, projection de postes pour expatriés dans les années à suivre. Attention: L'entreprise devrait être en mesure de soumettre le nombre de demandes conformément à la projection approuvée.
○ Renseignements sur les Administrateurs
○ Renseignements sur les Actionnaires

Documents à télécharger
○ Copie de la Carte Nationale d'Identité ou du passeport de tous les administrateurs
○ Profil de l'entreprise
○ Copie de la dernière facture téléphonique de l'entreprise
○ Copie du contrat de location
○ Copie de l'imprimé de la Commission des Entreprises Malaisiennes (SSM) accompagné d'un reçu électronique
○ Copie certifiée du Formulaire 9, Formulaire 24, Formulaire 32A et Formulaire 49 de la Commission des Entreprises Malaisiennes (SSM)
○ Copie des derniers états financiers vérifiés
○ Copie du permis d'exploitation d'un local commercial, le cas échéant
○ Copie d'un autre permis d'exploitation d'entreprise, le cas échéant

L'éxecution du dossier dépend de la rapidité avec laquelle l'entreprise peut rassembler les documents nécessaires et compléter les informations dans le système.
Le délai de traitement est estimé à 1-5 jours ouvrables à compter de la demande.

Etape

Examen de la demande d'enregistrement de l'entreprise

Dès réception des documents ci-dessus, les autorités commenceront à examiner la demande d'enregistrement de l'entreprise.
Le délai de traitement est estimé à 7-10 jours ouvrables à compter de la réception de tous les documents.

Attention: Lors de l'examen de la demande, les autorités peuvent revenir vers vous pour avoir de plus amples clarifications. Elles peuvent même effectuer une inspection sur place dans le cadre du processus de vérification. Il peut également être demandé au représentant de l'entreprise de se présenter au bureau des autorités de l'immigration afin de répondre aux questions, fournir des éclaircissements ou bien présenter l'entreprise.

Etape

Approbation

L'entreprise sera informée de l'approbation de sa demande par le Département de l'Immigration. L'entreprise recevra un mot de passe afin d'avoir un accès complet à son compte ESD.

Etape

Forfait de facilitation pour entreprises et son acceptation

L'entreprise devra remplir une lettre autorisant toutes les transactions avec les autorités du système - coordonnées du signataire autorisé, de la personne autorisée à communiquer concernant la demande et autorisation de présenter des passeports aux autorités.
L'entreprise devra alors imprimer la lettre d'autorisation avec son propre papier à en-tête, faire signer la lettre d'autorisation par les personnes autorisées à traiter avec l'immigration.
Le directeur de l'entreprise est tenu de soumettre personnellement la lettre d’autorisation de transaction aux autorités de l’immigration. Il est également tenu de signer la lettre d'autorisation de transaction avec les autorités avant l'agent de l'immigration.

Etape

Briefing

Un briefing sera programmé. Une séance d’information sur les demandes en ligne permettra aux expatriés de bénéficier d’une compréhension totale du système, du processus, des délais de traitement et des documents nécessaires pour les diverses requêtes.

Etape

Soumission de demandes

Une fois le briefing terminé, nous pouvons procéder à la soumission des demandes en ligne.
Attention: Les entreprises doivent prendre un rendez-vous en ligne et préciser leur objectifs (ex: soumettre ou récupérer des passeports, transfert d'endossement, demande d'emploi de femme de ménage pour expatrié, etc...). Seuls les rendez-vous réservés seront pris en compte.

ESD

Système d'enregistrement en ligne à la Divsion des Services aux Expatriés

Les nouvelles demandes d'emploi se font sur le portail en ligne. Les dossiers papiers ne sont désormais plus acceptés.
Toutes les entreprises se doivent de s'enregistrer en ligne avant de formuler leur demande. Les critères et documents requis pour l'approbation du statut d'expatrié resteront les mêmes. Toutefois, l'entreprise n'est plus tenue de fournir des documents corporatifs à chaque demande.
Les documents corporatifs doivent être fournis au moment de l'enregistrement de l'entreprise auprès des autorités. L'enregistrement est un processus ponctuel. Dans le cadre de ce dernier, l'entreprise devra soumettre une estimation du nombre d'expatriés pour l'année. Au cours de celle-ci, l'entreprise doit être en mesure de présenter un nombre de demandes conforme à l'estimation approuvée.

Votre contact

Christelle DIDESCH
Directrice des services de soutien aux entreprises
Service d'immigration et de traduction

Envoyer un e-mail